Prodoc è un’azienda competente per la gestione delle emergenze che coinvolgono archivi e biblioteche, e può fornire un supporto reale e concreto per la messa in sicurezza del materiale danneggiato e per il salvataggio di esso. Prodoc può inoltre contare sul supporto dell’esperienza e dei macchinari dell’azienda EDAM per gestire tempestivamente qualsiasi tipologia di emergenza all’interno di locali di conservazione di materiale archivistico, e sulla competenza e il supporto dell’Associazione SOS Archivi, nata nel 2009 proprio per riunire esperti del settore e creare una rete di collaborazione in grado di garantire maggiore tutela e salvaguardia degli archivi presenti sul territorio nazionale.
Le fasi di intervento in caso di emergenza:
Il processo di lavoro in caso di emergenza
Il processo standard di lavoro dell’azienda Prodoc in caso di situazioni emergenziali segue una serie di fasi convenzionali.
Prima fase: l’allarme
Il lavoro inizia a seguito di un allarme effettuato da un istituto di conservazione di materiale archivistico e librario conseguente a un sinistro. Ipotizzando che l’istituto in questione disponga di una polizza assicurativa a tutela del materiale, l’attivazione del lavoro da parte di un’azienda con funzione risanatoria, come Prodoc, può avvenire secondo due metodologie differenti, a seconda che l’intervento sia richiesto direttamente dal cliente, oppure da un’impresa di assicurazione in fase di verifica peritale.
Il contraente di una polizza assicurativa ha una serie di obblighi in caso di sinistro che deve necessariamente rispettare per poter ottenere il risarcimento del danno: in particolare, l’articolo 1914 del Codice Civile prevede l’obbligo di salvataggio e di diminuzione del danno sulle cose assicurate. Per questa ragione, il contraente ha il diritto di rivolgersi a seguito di un sinistro ad un’azienda che lo supporti durante l’implementazione delle procedure di salvataggio delle cose assicurate: le prestazioni lavorative effettuate per la diminuzione di un danno assicurabile sono a carico della Compagnia. È possibile, però, che il contraente decida di procedere con le operazioni di messa in sicurezza senza affidarsi alle prestazioni professionali di un’azienda competente: in fase di valutazione del danno, sarà compito del perito decidere se rivolgersi o meno a un’impresa di questo tipo per garantire una maggiore tutela dei beni assicurati. In entrambi i casi, comunque, un’azienda con funzione risanatoria come Prodoc agisce in questo contesto esclusivamente con la finalità di mettere in sicurezza i beni danneggiati ed evitare l’aggravamento del danno.
Il team di pronto intervento di un’azienda risanatoria agisce in stretta collaborazione con le squadre di emergenza di Vigili del Fuoco e Protezione Civile, le quali hanno l’obbligo di stabilire, preventivamente all’intervento di qualsiasi impresa, l’agibilità dell’edificio in cui è occorso il danno e il cessato pericolo per le persone. È fondamentale per il soggetto danneggiato adoperarsi per comunicare alle aziende risanatorie interpellate la tipologia e l’entità del danno occorso in maniera precisa e meticolosa, per permettere loro di predisporre le squadre di emergenza e la strumentazione adeguate all’emergenza.
Seconda fase: la messa in sicurezza
La fase di lavoro subito successiva alla ricezione di un allarme da parte di un istituto di conservazione o al coinvolgimento da parte di un’impresa di assicurazione è costituita da tutte le attività outdoor che vengono svolte presso la sede del sinistro.
In loco verranno infatti attuate tutte le procedure utili a mettere in sicurezza i beni danneggiati e ad evitare qualsiasi peggioramento del danno occorso su di essi.
Nell’Handbook dell’ICCROM, il Centro internazionale di studi per la conservazione ed il restauro dei beni culturali, scritto da Aparna Tandon intitolato First aid to Cultural Heritage in times of crisis (2018), vengono definite le procedure di messa in sicurezza in caso di emergenza: «The immediate and interdependent actions taken to stabilise and reduce risks to endangered cultural heritage during and after an emergency are collectively defined as cultural heritage first aid. The immediate cause of such an emergency may be a natural or man-made hazard, or a combination of both. First aid includes the analysis of an emergency situation and its likely effects on cultural heritage; on-site damage and risk assessment; and security and stabilisation.». La guida, inoltre, propone un framework per l’identificazione delle diverse fasi fondamentali da implementare in caso di emergenza: per il raggiungimento di un esito positivo delle diverse operazioni svolte, però, le linee guida suggerite dal manuale devono poggiare su una struttura di conoscenza e consapevolezza dei rischi e di prevenzione di essi solida e organizzata.
Per garantire l’efficacia delle operazioni di messa in sicurezza, è necessario infatti che un istituto di conservazione abbia predisposto tutte le operazioni necessarie alla corretta salvaguardia del patrimonio e si sia adoperata per la stesura di un Piano di Emergenza contenente la descrizione di tutte le attività da implementare in caso di emergenza e la descrizione del materiale che deve godere di una priorità di salvataggio.
1. Analisi della situazione emergenziale
La prima fase individuata dall’Handbook nella gestione di un’emergenza è quella dell’analisi della situazione, la quale consiste nella acquisizione di consapevolezza riguardo al danno effettivamente occorso, all’entità del materiale coinvolto e al contesto specifico in cui le procedure di salvataggio devono essere svolte.
Questa operazione permette alle squadre di salvataggio di comprendere le caratteristiche dell’evento e di predisporre un piano di azione completo e specifico per l’istituto in questione.
Durante lo svolgimento di questa fase è necessario affiancare ad una valutazione a breve termine dal punto di vista temporale, orientata prevalentemente al salvataggio il più possibile repentino dei beni in pericolo, un pensiero improntato alla visione a lungo termine, il quale permette di predisporre il materiale al successivo ripristino.
2. Valutazione del danno
La seconda fase da implementare è la valutazione del danno, la quale deve essere effettuata direttamente sul luogo del sinistro: durante questa procedura è necessario tentare di ricostruire il contesto in cui l’evento si è instaurato. L’obiettivo prevalente di questa fase è quello di costruire una scala di priorità nei diversi compiti da mettere in atto per la salvaguardia del materiale.
3. Le operazioni di sicurezza
La terza e ultima fase consiste nelle operazioni di sicurezza e stabilizzazione del rischio, le quali comprendono tutte le azioni concrete volte al contenimento del danno e alla riduzione della pericolosità della situazione.
Terza fase: preparazione al ripristino
Oltre alle procedure di salvataggio dei beni, però, l’azienda preposta al salvataggio dei beni può offrire servizi utili alla predisposizione del materiale ad una successiva lavorazione di ripristino da effettuare successivamente in laboratorio.
È fondamentale ricordare, però, che non è automaticamente certo che la Compagnia risarcisca le spese effettuate per questo genere di servizi aggiuntivi: tutte le operazioni di ripristino del materiale danneggiato, utili a riportarlo alla condizione in cui si trovava prima del sinistro, se effettuate per riparare a un danno effettivamente assicurabile, sono risarcite dall’impresa di assicurazione.
Nel momento in cui la Compagnia assicurativa, previo accordo con il perito, deve scegliere l’azienda incaricata di occuparsi del ricondizionamento del materiale, essa spesso ricorra alla pubblicazione di una gara, per selezionare l’azienda che, a parità di servizio, offra un prezzo inferiore a tutte le altre. Per questa ragione, tutti i servizi che eccedono le semplici operazioni di messa in sicurezza, per poter essere indennizzati, devono essere approvati dalla Compagnia di assicurazione e dal perito incaricato di gestire il caso.
Prodoc offre una serie di servizi di ripristino e restauro dei beni danneggiati, o di predisposizione di essi ad una successiva lavorazione presso il proprio laboratorio. Nel caso in cui la porzione dei beni danneggiati sia esigua e il materiale si trovi in un accettabile stato di conservazione e necessiti quindi soltanto della realizzazione di alcune procedure di pulitura e di spianamento, è sempre preferibile effettuare le operazioni di ripristino direttamente sul luogo del sinistro, per evitare di sottoporre i beni ad ulteriori stress meccanici e fisici e ad ulteriori rischi derivanti da un eventuale trasporto.
Nel caso in cui, invece, le operazioni di ripristino da effettuare sul materiale siano di considerevole entità, sia a causa della grande quantità di beni coinvolti, sia per la specificità della strumentazione necessaria alle diverse procedure, Prodoc offre un servizio utile alla predisposizione del materiale ad una successiva fase di lavorazione presso il proprio laboratorio di Gallarate.
L’operazione che l’azienda implementa più comunemente a questo scopo è quella relativa alla preparazione del materiale colpito da bagnamento alla successiva procedura di essiccazione da effettuare con la liofilizzazione.
Per garantire una corretta procedura di essiccazione, i beni vengono separati tra di loro e imbustati all’interno di buste apposite, alle quali vengono applicate delle etichette che riportano il posizionamento del singolo documento all’interno della collezione.
Il materiale così suddiviso viene poi congelato: all’interno del proprio laboratorio, i tecnici restauratori di Prodoc potranno così provvedere a inserire all’interno del liofilizzatore una porzione di materiale alla volta.
Quarta fase: restauro e ricondizionamento
La quarta fase di lavoro effettuata da Prodoc è quella relativa alla lavorazione da effettuare all’interno del proprio laboratorio.
L’azienda si avvale di tecnici restauratori esperti, di archivisti e di tutte le professionalità necessarie al completamento delle operazioni di restauro e di ripristino del materiale e alla predisposizione per il suo successivo ricollocamento all’interno di locali di conservazione adeguati.
Per poter garantire ai beni assicurati la maggiore tutela possibile, è necessario agire tempestivamente nelle ore subito successive ad un sinistro.
Un’azienda con la funzione specifica di risanare i fabbricati in cui è occorso un sinistro e di mettere in sicurezza i beni contenuti al loro interno, deve essere messa nella condizione di poter agire il più rapidamente possibile coinvolgendo il personale e predisponendo la strumentazione adeguati alla situazione.
Per questo motivo, molte compagnie di assicurazione stanno provvedendo ad instaurare delle collaborazioni durature con imprese di risanamento che permettano un’azione tempestiva di quest’ultime in caso di sinistro.
Le principali compagnie di assicurazione italiane stipulano accordi con i risanatori per la gestione delle emergenze e per l’assistenza al cliente in caso di sinistro: i contatti dell’azienda di risanamento vengono inseriti direttamente all’interno del documento di polizza, in modo da rendere il più possibile agevole al contraente l’attivazione delle procedure di emergenza.
Inoltre, questa procedura permette alle aziende che si devono occupare della messa in sicurezza di conoscere già preventivamente le caratteristiche dei beni assicurati e di predisporre così la strumentazione e il personale adatti al loro maneggiamento.
Nel settore specifico delle opere d’arte e dei beni culturali, la collaborazione virtuosa tra un’impresa di assicurazione e un’azienda che si occupa del risanamento permette di garantire una maggiore tutela ai beni assicurati e di diminuire sensibilmente i possibili danni occorsi sulle cose assicurate nelle ore successive al sinistro.