Prepararsi all’emergenza in archivio

Viene detto  e ridetto e potrebbe non fare più effetto, ma ribadiamolo: prevenire è meglio che curare. 

Se non lo si è ancora fatto, la fine dell’estate è il momento giusto per pensare a un piano di prevenzione dell’emergenza in archivio, soprattutto con l’avvicinarsi delle stagioni piovose. I danni da acqua sono certamente i più frequenti nel nostro Paese, data la situazione idrogeologica dell’Italia. Allora perchè rischiare di trovarsi con un archivio allagato e con documenti rovinati?

Ecco cosa bisogna avere pronto per non farsi cogliere impreparati da un emergenza in archivio (fonte: Linee Guida sulla prevenzione dei rischi e la reazione alle emergenze negli archivi): 

Preparare un piano di emergenza

Nel piano d’emergenza deve essere indicato il responsabile della prevenzione e protezione dell’archivio, cui spetta in caso di disastro il compito di verificare, personalmente, la gravità della situazione, di decidere il piano d’emergenza da seguire, i tempi e le modalità d’intervento, di mettere a disposizione delle squadre d’intervento il materiale occorrente preventivamente ordinato, di contattare le ditte e i professionisti specializzati necessari e di eliminare le fonti di pericolo, quali elettricità, gas e acqua, prima dell’ingresso degli operatori.

Il piano deve essere corredato dai seguenti documenti:

  • Piante dei piani dell’edificio indicanti i magazzini, finestre, entrate e uscite; estintori, allarmi antincendio; sprinlkler; segnalatori di fumo e/o incendio; condutture d’acqua, gas e riscaldamento; pannelli di controllo degli ascensori; dispositivi di erogazione di elettricità e di acqua e congegni di arresto
  • Elenchi delle priorità di salvataggio con la specificazione dei singoli documenti da trarre in salvo
  • Istruzioni dettagliate su tutte le fasi dell’intervento di recupero
  • Elenco dei contatti esterni (nome, indirizzo, telefono, e-mail degli addetti al pronto intervento)
  • Elenco dei locali per il ricovero temporaneo
  • Accordi con servizi di trasporto, pulitura, congelamento, asciugatura, liofilizzazione del materiale documentario
  • Modulistica

Attrezzature di base

Per gli operatori occorre predisporre in un luogo stabilito, facilmente accessibile anche dall’esterno, un numero sufficiente di:

  • caschi di protezione
  • mascherine stringinaso in metallo regolabile, 100% tessuto non tessuto
  • tute bianche in polipropilene con elastico ai polsi e alle caviglie
  • copri scarpa con presa antiscivolo
  • occhiali di protezione anche sovrapponibili sugli eventuali occhiali da vista
  • guanti monouso in vinile
  • matitone a grafite con mina larga
  • temperamatite
  • penne a sfera (biro)
  • pennarelli indelebili e impermeabili 
  • blocchi per appunti
  • taglierini o forbici
  • mini torce elettriche
  • telefoni cellulari 25
  • personal computer portatili
  • chiavette/penne di memoria USB
  • termo-igrometri a contatto

Per la protezione e il recupero del materiale, occorre predisporre in un luogo stabilito, facilmente accessibile anche dall’esterno un numero sufficiente di:

  • teli di plastica
  • stracci
  • ceste in plastica (bin) del formato 80×120 cm, sovrapponibile (ciascuna può contenere una quantità di materiale pari al massimo a 5 mt lineari)
  • bancali euro pallet formato 80×120 cm (ogni bancale può contenere una quantità di materiale pari al massimo a 8 mt lineari)
  • trans pallet manuale
  • cassette auto-montanti in plastica
  • sacchetti di plastica trasparenti formato 40×60 cm
  • risme di carta bianca del formato 21×15 cm e del formato A4
  • buste trasparenti a sacco del formato A4
  • etichette adesive
  • pellicola in plastica trasparente per imballo bancali
  • nastro adesivo trasparente per imballi con tendi nastro

In caso di alluvioni con tracimazione di fango è necessario dotare la squadra di:

  • almeno nr. 2 tavoli smontabili e rivestiti con fogli di polietilene
  • almeno nr. 1 pompa idrovora per l’aspirazione dei liquidi
  • gruppo elettrogeno di piccole dimensioni per la produzione di energia elettrica (illuminazione, alimentazione computer ecc.)
  • serbatoi in gabbia di plastica (tipo da cantiere) da 1 metro cubo. 

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