Proteggere i documenti aziendali

Una delle più gravi perdite che un’azienda può subire è il danno ai documenti fisici. Salvaguardare questi beni dopo un disastro naturale spesso richiede l’assistenza immediata da parte di un servizio professionale, in modo da non ritardare più del necessario il ripristino della normale attività aziendale. Apportando in modo proattivo le strategie di prevenzione, si possono evitare perdite importanti di documenti aziendali e gli inevitabili costi del recupero.

Proteggere i documenti aziendali importanti

  • Avere consapevolezza dei rischi conseguenti da eventi naturali: un piano di preparazione all’emergenza per l’azienda, è fondamentale. Un piano adeguato, valuta il grado di rischio a cui sono sottoposti i documenti in caso di disastro naturale, soprattutto se ci si trova in un territorio dall’elevato rischio idrogeologico. Ad esempio, un’alluvione potrebbe danneggiare sia documenti conservati in luoghi poco adatti (seminterrati, solai, etc.), sia le stesse sale di deposito dell’archivio. Quando si conoscono i rischi, è più facili prepararsi alla loro prevenzione.
  • Identificare i documenti più importanti: bisogna considerare le conseguenze della perdita dei documenti più importanti dell’azienda (quelli unici, quelli più antichi, quelli con informazioni riservate) e stabilire un piano che preveda dove conservare questi documenti in modo sicuro.
  • Archiviazione esterna: i documenti importanti possono essere affidati ad archivi esterni, che siano attrezzati in maniera ottimale e che siano localizzati in luoghi a basso rischio. Se è necessario avere accesso continuo a questo tipo di documenti, è possibile averne una copia a portata di mano, mentre l’originale è conservato al sicuro.
  • Creare copie digitali: i documenti importanti vanno scansionati e i file elettronici vanno conservati su un hard disk esterno o in un cloud sicuro. L’hard disk esterno va conservato in un luogo che non sia lo stesso dove si tengono i documenti originali. E’ necessario inoltre eseguire un backup periodico di questi file.
  • Proteggere i documenti in situ: investire in scaffalature o compactus resistenti al fuoco e all’acqua è una buon punto di partenza. Come parte del piano di emergenza, bisogna implementare una politica interna all’ufficio che obblighi i dipendenti a conservare i documenti in questo archivio attrezzato, piuttosto che nelle loro scrivanie.
  • Preparare la proprietà: è indispensabile preparare al meglio il sito fisico dove sono conservati i documenti:
        • Organizzare ispezioni regolari dell’edificio per verificare che non ci siano problemi che possano causare danni in futuro, come tubature o cavi elettrici vecchi o non controllati
        • Installare infissi adatti ad affrontare intemperie
        • Ancorare le scaffalature ai muri o al pavimento
        • Posizionare i documenti al di sopra di un possibile livello di allagamento. In un archivio è importante che i documenti si trovino almeno a 20cm di altezza dal pavimento. L’ideale è allestire un archivio dal primo piano in su dell’edificio, evitando piani strada e solai.

Prodoc vi può aiutare a stilare un piano preventivo per proteggere i documenti aziendali. I nostri esperti, attraverso una accurata analisi, vi aiuteranno a preparare la documentazione necessaria affinché il rischio non si trasformi in emergenza.

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